<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif;font-size:small">Local information in master records is worse than clutter. It's a basic principle that copy-specific information should not be included. For any other institution using the record it is <i>mis</i>information that has to be edited out at the local level, which complicates copy cataloging. In other discussions it's been advised that a cataloger revising a master record should delete any purely copy-specific notes and access points. There can be exceptions, especially in rare materials records, where copy-specific information may serve as evidence regarding production, distribution etc. of the entity described in the master record. In such cases a 500 note with $5 as a kind of institutional signature is appropriate, and perhaps 655 from a controlled vocabulary.</div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif;font-size:small"><br></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><font face="'courier new', monospace">RICHARD NOBLE :: RARE MATERIALS CATALOGUER :: JOHN HAY LIBRARY</font><div><font face="'courier new', monospace">BROWN UNIVERSITY  ::  PROVIDENCE, R.I. 02912  ::  401-863-1187</font></div><div><span style="font-family:'courier new',monospace"><</span><a href="mailto:RICHARD_NOBLE@BROWN.EDU" style="font-family:'courier new',monospace" target="_blank">Richard_Noble@Br</a><span style="font-family:'courier new',monospace"><a href="http://own.edu" target="_blank">own.edu</a></span><span style="font-family:'courier new',monospace">></span></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Jan 30, 2020 at 8:22 PM Gemberling, Ted P <<a href="mailto:tgemberl@uab.edu">tgemberl@uab.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">





<div lang="EN-US">
<div class="gmail-m_-4537148281317250033WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">Anne, <u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">Please do not put a 500 on the OCLC master record unless, maybe, you have one of two existing copies of the book. I think it just creates clutter to add local notes on master records, especially related to provenance
 matters like this. If it has something to do with the descriptive cataloging of the item (say pagination), then it makes more sense to put it on the master record.
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">Not sure what to say about the RBMS heading. I would say if it is an inscription you don’t need to add Autograph, because one can usually assume that an inscription will be signed. As for the difference between
 presentation inscriptions and inscriptions, that is difficult. I don’t think I’ve seen a lot of inscriptions that couldn’t be called presentation inscriptions, though I’m sure they do exist.
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">Christopher’s point is a good one. Sometimes you have a copy that you know was presented by the author to someone though there is no handwritten inscription. Presentation copy is the best heading for that.
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">Ted Gemberling<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">UAB Libraries<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<div>
<div style="border-right:none;border-bottom:none;border-left:none;border-top:1pt solid rgb(225,225,225);padding:3pt 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> DCRM-L <<a href="mailto:dcrm-l-bounces@lib.byu.edu" target="_blank">dcrm-l-bounces@lib.byu.edu</a>> <b>On Behalf Of
</b>Anne Newnham<br>
<b>Sent:</b> Thursday, January 30, 2020 7:07 PM<br>
<b>To:</b> <a href="mailto:dcrm-l@lib.byu.edu" target="_blank">dcrm-l@lib.byu.edu</a><br>
<b>Subject:</b> [DCRM-L] Authors' inscriptions<u></u><u></u></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Hi,<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">I really need some advice from the experts.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">I’m still not sure about the difference between
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Authors' autographs (Provenance), and <u></u>
<u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Authors' inscriptions (Provenance) and <u></u>
<u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Authors' presentation inscriptions (Provenance)<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">For example, we have a copy of a book inscribed “I shall always thank you, Mr. Harvey, for your kind encouragement,  Love and best wishes”, and signed by the author.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Should I create a 655 field with one of the 3 terms listed above (or something else)?<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Should I create a 700 field with the relator term $e autographer, $e inscriber, (or something else)?<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">And lastly, should I put this information on the OCLC copy of the record, or just on our local copy? And if on the OCLC copy, should I add a 500 note to justify them?  I will definitely have a 500 note in our local copy.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Thanks in anticipation.</span><span lang="EN-NZ"><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Anne Newnham<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">Metadata Specialist<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ">University of Auckland Library<br>
Auckland, New Zealand<br>
</span><a href="mailto:a.newnham@auckland.ac.nz" target="_blank"><span lang="EN-NZ">a.newnham@auckland.ac.nz</span></a><span>
<span lang="EN-NZ"><u></u><u></u></span></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="EN-NZ"><u></u> <u></u></span></p>
</div>
</div>

</blockquote></div>