<div dir="ltr">Hello,<div><br></div><div>We have had the rare pleasure of (re)discovering the existence of multiple Otto Ege portfolios of leaves in our Special Collections, namely his well-known "... Famous Books, Eight Centuries ..." and "... Famous Books, Nine Centuries ..." sets. We also have an earlier set of five medieval leaves, as sold from the Lima Public Library Staff Scholarship Loan Fund catalog, and an ad hoc collection of nine leaves individually purchased.</div><div><br></div><div>Ege's large "published" sets, including his posthumous "Fifty Original Leaves from Medieval Manuscripts," have multiple iterations of records in OCLC's WorldCat. I have made use of the most robust and most "popular" of the records for our "Eight Centuries" and "Nine Centuries" sets. To be honest though, they do not entirely satisfy. They are cataloged as if they were single published items from when they were issued. Contrastingly, our card catalog entries for the other two sets are cataloged more in keeping with if they were collections, reflecting the content from its original issuance, particularly when it comes to the recording of dates. I feel a particular considerable resonance with this approach. There are also institutions that have elected to catalog the leaves as individual archival manuscript items.</div><div><br></div><div>I find that I am also expending considerable effort in additional local-specific notes in the "monographic" records for the sets to address particular details for the individual leaves in our specific portfolios. For our minor issued portfolio and our ad hoc compiled portfolio, before I endeavor to contribute a catalog record in WorldCat when I am significantly out of my depth, I seek your collective guidance and the opportunity to pose some questions. My survey of the web for "cataloging leaf books" did not reveal any significant best practices documents, aside from a discussion without conclusions on this list over a decade ago.</div><div><ul><li>Firstly, should such leaf book portfolios most properly be treated at the bibliographic level as a "monograph" or as a "collection"? In some sense most of these portfolios were compiled and issued for sale as a unit, analogous to a published book or other resource, that is as a monograph. But in another sense they represent materials compiled by an individual, analogous to an archival collection.</li><li>How should date(s) be recorded for such portfolios? The date the individual portfolios were issued is important for identification of the portfolio as a whole, but the span of dates for the individual leaves is more accurately reflective of the actual content of the portfolio. There are interesting potential dynamics between the date span recorded in the title statement (per collection guidelines) and the date recorded in the publication statement (per "standard" bibliographic guidelines) and then the encoding and recording of dates in the Fixed field/008 field.</li><li>Is there room in MARC21 under the recent changes resulting from RDA to encompass both approaches with respect to date(s)?</li><li>What is the best mechanism to record the whole-part relationship between the individual leaves and the portfolio as a whole? If one wished to delve into the creation of leaf-specific records, then would one put a 773 field in those records to point back to the record for the host portfolio? To what degree would such an effort be implementable in the ILS?</li><li>When we have an "ad hoc" portfolio that was not one of the pre-configured, issued portfolios, how might these answers change?</li></ul><div>Moving beyond my specific questions for creating original cataloging for these lesser portfolios, are there implications for resolving and reconciling the multiple records for the each of the major portfolios (that is, is there a reasonable means to "dedup" WorldCat to a single record aligned with best practices for each of the major portfolios)?</div></div><div><br></div><div>If there is guidance that I have overlooked, I will gladly receive direction to it. If there is no such extant guidance, am I opening a can of worms that ought best be left undisturbed?</div><div><br></div><div>Thank you in advance for any insights and guidance you may offer,</div><div>John</div><div><br></div><div>PS: Yes, we are very excited by the discovery and by our opportunity to contribute to the wider scholarship on Ege and his leaves. We are in the process of digitizing the leaves and working out arrangements for conservation.</div><div><br clear="all"><div><div dir="ltr" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div style="font-family:arial;font-size:small">John Myers, Catalog & Metadata Librarian</div><div style="font-family:arial;font-size:small">Schaffer Library, Union College</div><div style="font-family:arial;font-size:small">Schenectady NY 12308</div><div style="font-family:arial;font-size:small"><br></div><div style="font-family:arial;font-size:small">518-388-6623</div><div style="font-family:arial;font-size:small"><a href="mailto:myersj@union.edu" target="_blank">myersj@union.edu</a></div><div style="font-family:arial;font-size:small">pronouns: he/him/his</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>